Información sobre protección de datos

8. uso de herramientas de videoconferencia

Cuando se comunica con nosotros mediante videoconferencia, nosotros y el proveedor de la plataforma de videoconferencia correspondiente (en lo sucesivo, “plataforma(s)”) tratamos sus datos personales. Con la siguiente declaración específica de protección de datos le informamos sobre el tratamiento de sus datos personales en el marco de su utilización.

8.1. Fines y fundamento jurídico

Utilizamos plataformas, por ejemplo, para ofrecer determinados servicios (como la realización de seminarios web o cursos de formación, etc.) o simplemente para permitir la comunicación (tanto interna como externa). Por lo tanto, el uso de las plataformas, junto con otros fines relacionados, es necesario para la prestación de nuestros servicios y, en principio, para el suministro de nuestros productos y servicios. necesarias para la ejecución de los contratos (cf. art. 6 apdo. 1 lit. b DS-GVO, art. 26 apdo. 1 BDSG).

Además, el uso de las plataformas es regularmente en nuestro interés legítimo (cf. Art. 6 párrafo 1 lit. f DS-GVO), ya que simplifica la implementación o prestación de nuestros servicios y acelera la comunicación (tanto interna como externa) o incluso la hace posible en primer lugar, especialmente si los eventos cara a cara no son posibles. En el contexto de la prestación de uso, también puede ser de nuestro interés legítimo llevar a cabo correcciones de errores y generar evaluaciones.

Además, las plataformas también podrán utilizarse sobre la base del consentimiento (cf. art. 6 párr. 1 lit. a DS-GVO), en particular en relación con cualquier grabación dentro del ámbito de utilización. Le informaremos de ello por separado y por adelantado en cada caso, en particular por lo que respecta a los datos personales tratados en relación con la grabación (por ejemplo, grabación de la imagen y de las intervenciones orales o transcripción de las mismas).

8.2. Datos (personales) tratados

Al utilizar las plataformas, procesamos datos (personales). Qué datos (personales) se procesan y en qué medida depende, en particular, del servicio ofrecido, la plataforma utilizada, las funciones técnicas empleadas y la información que proporcione antes, durante o después de participar en una reunión, por ejemplo, un seminario web. Por lo tanto, durante una reunión también se pueden intercambiar, cargar o poner a disposición contenidos. Normalmente, tratamos los siguientes datos (personales) en particular:

Datos del participante en la reunión: Para participar en una reunión o entrar en la sala de reuniones, normalmente hay que introducir al menos el nombre y los apellidos (dependiendo de la plataforma utilizada). En determinadas circunstancias, también es posible dar sólo un seudónimo. Además del nombre y apellidos, procesamos la dirección de correo electrónico y la contraseña de acceso a la reunión, opcionalmente la foto de perfil y el número de teléfono.

En caso necesario, la información se procesará después de la reunión para otros fines (por ejemplo, expedición de la confirmación de participación). Por regla general (dependiendo de la plataforma y la configuración utilizadas), la información se elimina 30 días después de la finalización de la reunión. Encontrará más información sobre la duración del almacenamiento de datos personales y sobre la supresión en el apartado nº 5.

Metadatos: Durante una reunión pueden generarse los siguientes metadatos: Hora y fecha de la reunión, duración de la reunión, interrupciones de la reunión, hora(s) de entrada y salida, medición del comportamiento en la reunión, por ejemplo, share of speech (opcional), direcciones IP de los participantes, información sobre el hardware y el software utilizados.

Si es necesario, los metadatos se utilizan después de la reunión para solucionar problemas o realizar evaluaciones, entre otras cosas. Los metadatos suelen eliminarse 30 días después de que finalice la reunión (dependiendo de la plataforma y la configuración utilizadas). Encontrará más información sobre la duración del almacenamiento de datos personales y sobre la supresión en el apartado nº 5.

Datos de texto, audio y vídeo: Es posible (si la función está activada) utilizar la función de chat, pregunta o sondeo en una reunión. Las entradas de texto realizadas se procesan para mostrarlas en la reunión y, si es necesario, para registrarlas. Además, para permitir la visualización de vídeo y la reproducción de audio, durante la reunión se procesan datos (personales) de la cámara de vídeo y del micrófono del dispositivo terminal. La videocámara y/o el micrófono pueden apagarse o silenciarse en cualquier momento.

Los datos de texto, audio y vídeo sólo se tratarán con fines específicos después de la reunión (por ejemplo, proporcionar un enlace para ver el seminario web posteriormente). Una vez que la finalidad deja de ser aplicable (por ejemplo, expiración de la validez del enlace), los datos se suprimen por principio, siempre que no exista ninguna otra finalidad que justifique el tratamiento. Encontrará más información sobre la duración del almacenamiento de datos personales y sobre la supresión en el apartado nº 5.

Grabación, almacenamiento: Opcionalmente, se realizan grabaciones de vídeo, audio y presentaciones o, en su caso, transcripciones de la palabra hablada. Las grabaciones requieren que la cámara y el micrófono estén encendidos, que se comparta la pantalla si es necesario y que se utilicen también las funciones resultantes. En caso necesario, la transcripción también puede utilizarse de forma anónima (dependiendo de la plataforma y la configuración utilizadas).

Si también se utiliza la función de chat, la información que proporcione se almacenará en el archivo de texto del chat de la reunión. Esto también se aplica a los archivos enviados.

Las grabaciones u otros datos almacenados sólo se tratarán después de la reunión si es necesario para lograr el objetivo (por ejemplo, facilitar posteriormente un enlace para ver el seminario web). Si la finalidad deja de ser aplicable (por ejemplo, expiración de la validez del enlace), los registros u otros datos almacenados se suprimen por principio, en la medida en que ninguna otra finalidad justifique el tratamiento. Encontrará más información sobre la duración del almacenamiento de datos personales y sobre la supresión en el apartado nº 5.

Marcación con el teléfono: se procesan regularmente el número de llamada y el país, opcionalmente los datos de localización y conexión.

En caso necesario, los datos de marcación se utilizan después de la reunión, por ejemplo, para solucionar problemas o realizar evaluaciones. Suelen borrarse 30 días después de la finalización de la reunión (dependiendo de la plataforma y la configuración utilizadas). Encontrará más información sobre la duración del almacenamiento de datos personales y sobre la supresión en el apartado 5.

8.3. Plataformas utilizadas, destinatarios de los datos (personales)

Para cumplir los fines mencionados, actualmente utilizamos en particular las siguientes plataformas: Teams y Skype de Microsoft, GoToMeeting de LogMeIn, WebEx de Cisco y Zoom de Zoom Video Communications.

Las declaraciones de protección de datos de los proveedores de la plataforma (en lo sucesivo, “proveedores”), con cada uno de los cuales hemos celebrado un acuerdo de tratamiento encargado de conformidad con el art. 28 DS-GVO, pueden consultarse aquí:

Teams y Skype de Microsoft:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy

GoToMeeting de LogMein:
Política de privacidad de LogMeIn (EE.UU.)

WebEx de Cisco:
Declaración de privacidad en línea de Cisco – Cisco

Zoom por Zoom Video Communications:
Protección de datos | Zoom

Dentro de nuestra empresa, (sólo) aquellos departamentos o empleados internos reciben datos personales en la medida en que los requieren para cumplir con los fines antes mencionados en particular (permitir la comunicación a través de una plataforma mediante la creación de una reunión). No obstante, cada uno de los destinatarios de los datos está obligado a utilizar los datos personales sólo en la medida necesaria.

Si transmitimos datos personales a otras personas (externas), empresas u otros terceros (por ejemplo, la transmisión posterior de la grabación de la reunión a los participantes) o les concedemos otro tipo de acceso a los datos personales, esto sólo se hará sobre la base de un permiso legal o el consentimiento correspondiente. Si encargamos a terceros el tratamiento de datos personales sobre la base del denominado “contrato de encargo de tratamiento” y con ello nos aseguramos, entre otras cosas, los poderes de influencia o control necesarios en relación con el tratamiento y la utilización de los datos personales, esto se hace sobre la base del art. 28 DS-GVO. No obstante, seguimos siendo responsables ante usted de la legalidad del tratamiento de los datos. En este contexto, también nos aseguramos de que los proveedores mantengan las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales.

Además, los proveedores también pueden tratar datos personales para sus propios fines. Tenga en cuenta que, en este caso, los propios proveedores son responsables y deben cumplir las obligaciones derivadas del GDPR (por ejemplo, obligación de informar, obligación de eliminar una vez alcanzada la finalidad, etc.). Encontrará más información en las declaraciones de privacidad de los proveedores (véase más arriba).

8.4. Tratamiento de datos personales en un tercer país

En la medida de lo posible, llevaremos a cabo el tratamiento de los datos personales en el territorio de la República Federal de Alemania, en otro Estado miembro de la Unión Europea o en otro Estado parte en el Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo (por ejemplo, almacenaremos (haremos almacenar) los datos derivados de la utilización en un “clúster de la UE”).

No obstante, en caso de que sea necesario el tratamiento de datos personales en terceros países (por ejemplo, EE.UU.), en particular en relación con la contratación de proveedores, nos aseguraremos de que se cumplan los requisitos legales específicos para dichas operaciones de tratamiento y de que, por lo tanto, prevalezca un nivel adecuado de protección de datos en el tercer país correspondiente. Esto incluye, en particular, comprobar si la Comisión Europea ha decidido que existe un nivel adecuado de protección en un tercer país (cf. art. 45 del RGPD) o si existen salvaguardias adecuadas o suficientes (por ejemplo, cláusulas contractuales tipo) y está garantizado el ejercicio de sus derechos, así como si existen medidas técnicas y organizativas suficientes para proteger los datos personales.

Si desea información sobre las salvaguardias apropiadas o adecuadas y sobre cómo y dónde obtener una copia de las mismas, póngase en contacto con [email protected].

8.5. Duración del almacenamiento de datos personales, supresión

En principio, tratamos y almacenamos los datos personales durante la duración de una reunión o seminario web y de cualquier servicio o proceso posterior (por ejemplo, emisión de certificados de asistencia, suministro del enlace a un seminario web o a la transcripción, etc.). Además, también podemos procesar o almacenar datos personales para otros fines, por ejemplo, para la resolución de problemas y la evaluación.

Si el tratamiento o almacenamiento ya no es necesario, eliminamos los datos personales. Esto no se aplica si, entre otras cosas, los periodos de conservación legalmente prescritos impiden la eliminación (cf. Art. 17 (3) DS-GVO) y/o se aplica otro caso del Art. 17 (3) DS-GVO. 3 GDPR y/o una nueva finalidad justifica el tratamiento posterior.

Los datos incorrectos y/o incompletos se suprimirán de conformidad con los §§ 3 y 4. Art. 5 párr. 1 lit. d) DS-GVO suprimida o -en la medida de lo posible- corregida sin demora.

8.6. Medidas técnicas y organizativas

Para garantizar la protección de los datos personales, se adoptan, en particular, las siguientes medidas técnicas y organizativas:

• Autenticación de usuarios;
• Posibilidad de autenticación de dos factores (por ejemplo, con Zoom y MS Teams);
• Transporte / cifrado de extremo a extremo;
• Posibilidad de pixelar fondos tras activar la cámara;
• Posibilidad de participar con vídeo/sonido desactivados por defecto;
• Participación sin creación de cuenta (cuenta de invitado);
• Participación sin instalación de aplicación (cliente web);
• Grabación y almacenamiento desactivados por defecto, la grabación sólo se inicia previo consentimiento.

8.7. Más información sobre la protección de datos

Encontrará más información sobre el tratamiento de sus datos personales, en particular sobre sus derechos, en la política de privacidad aplicable a usted como cliente, proveedor, etc. (véanse las políticas de privacidad disponibles más arriba) o en la presente política de privacidad.

9. contacto

Cuando se ponga en contacto con nosotros (por formulario de contacto, teléfono, fax, correo postal o electrónico), sus datos personales se utilizarán para procesar su consulta y tramitarla de acuerdo con la Ley alemana de protección de datos. Art. 6 párr. 1 lit. b y lit. f DS-GVO procesado. La información marcada como obligatoria en el formulario de contacto es necesaria para tramitar su consulta.

Por regla general, borramos las consultas 3 meses después de su recepción, como muy tarde, no obstante, si han recibido respuesta. En el caso de obligaciones legales de almacenamiento que deban cumplirse, la supresión se produce tras su expiración.

10. supresión, anonimización y conservación

Los datos personales tratados por nosotros se suprimirán de conformidad con el artículo 17 del DS-GVO. A menos que se indique expresamente en el ámbito de esta declaración de protección de datos, los datos personales almacenados por nosotros se eliminarán tan pronto como ya no sean necesarios para los fines previstos y, en particular, ninguna obligación legal de conservación impida la eliminación. A menos que los datos personales se supriman porque su tratamiento es necesario para otros fines legalmente permitidos, se restringirá el tratamiento. Esto significa que los datos personales se bloquean y no se procesan para otros fines.

En lugar de suprimir sus datos personales, si es necesario, los haremos anónimos de forma que se excluya irreversiblemente la posibilidad de restablecer la referencia personal en el futuro.

De conformidad con los requisitos legales, los datos se almacenan durante 6 años de acuerdo con la Ley alemana de Protección de Datos. § 257 párr. 1 HGB (libros comerciales, inventarios, balances de apertura, estados financieros anuales, cartas comerciales, comprobantes contables, etc.), así como durante 10 años con arreglo al HGB. § 147 párr. 1 AO (libros, registros, informes de gestión, comprobantes contables, cartas comerciales y empresariales, documentos relevantes para la fiscalidad, etc.).

11. sus derechos

Tiene derecho a retirar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales de conformidad con los artículos 3 y 4 de la Ley alemana de protección de datos. Art. 7 párr. 3 DS-GVO en cualquier momento con efectos para el futuro. Por tanto, el tratamiento anterior a la revocación sigue siendo lícito.

Gema. Art. 15 DS-GVO, puede solicitar información sobre sus datos personales tratados por nosotros.

Gema. Art. 16 DS-GVO, usted puede exigir la corrección inmediata de la incorrecta o completar sus datos personales almacenados por nosotros.

Gema. Artículo 17 DS-GVO, usted puede exigir la supresión de sus datos personales almacenados por nosotros de acuerdo con las condiciones allí establecidas, a menos que los períodos de conservación legalmente prescritos impidan la supresión inmediata (cf. Artículo 17 (3) DS-GVO) y/o se aplique otro caso del Artículo 17 (3) DS-GVO. 3 GDPR y/o una nueva finalidad justifica el tratamiento posterior.

Gema. Art. 18 párr. 1 DS-GVO, podrá solicitar la limitación del tratamiento de datos si se dan una o varias de las condiciones previstas en el artículo 1 DS-GVO. Artículo 18, apartado 1 DS-GVO lit. a a d están presentes.

Gema. Art. 20 párr. 1 DS-GVO, puede recibir los datos personales que tratamos en un formato estructurado, común y legible por máquina, así como transferir estos datos a otro responsable del tratamiento sin que nosotros se lo impidamos.

Además, según el art. 21 párr. 1 DS-GVO contra el tratamiento de sus datos personales. En caso de oposición, dejaremos de tratar sus datos personales. Sin embargo, el derecho de oposición sólo se aplica en caso de circunstancias especiales derivadas de su situación personal. Además, pueden prevalecer motivos legítimos imperiosos que justifiquen el tratamiento. Además, determinados fines del tratamiento pueden entrar en conflicto con su derecho de oposición.

Gema. Art. 21 párr. 2 DS-GVO, tiene derecho a oponerse en cualquier momento y sin más requisitos al tratamiento de los datos personales que le conciernan con fines de mercadotecnia directa. Esto también se aplica a la elaboración de perfiles, en la medida en que esté relacionada con dicha publicidad directa. Si se opone, sus datos personales dejarán de tratarse para estos fines (cf. art. 21 (3) DS-GVO).

Sin perjuicio de cualquier otro recurso administrativo o judicial, también tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente (cf. art. 77 DS-GVO) si considera que el tratamiento de sus datos infringe las disposiciones sobre protección de datos. En este contexto, sin embargo, le rogamos que nos dirija primero una posible queja. Intentaremos remediar la situación lo antes posible y de la mejor manera posible.